حسابرسی داخلی

حسابرسی داخلی، موضوعی است که شاید حتی نام آن، بیشتر اوقات احساس ترس، ناامیدی و احتیاج به صرف زمان برای افراد و سازمان‌ها را به دنبال داشته باشد. چرا که در این فرایند، شخصی به نام حسابرس، باید تمامی فعالیت‌های آن شخص یا سازمان را در شرایط بسیار جدی و مرعوب کننده‍ای، مرور کند.

داشتن درک درست از حسابرسی داخلی و دانستن موانع و مشکلات احتمالی از استرس این موضوع می‌کاهد و تجربه بسیار مهم و با ارزشی از انجام حسابرسی در سازمان برای افراد به ارمغان می‌آورد.

حسابرسی داخلی برای ارزیابی عملکرد یک سازمان یا اجرای یک فرایند با تعدادی از استانداردها، سیاست‌ها، معیارها و یا مقررات انجام می شود و می‌تواند شامل بررسی فرایندهای کنترل داخلی یک سازمان مالی یا تجاری در حوزه قوانین حاکم بر شرکت، حسابداری، گزارش‌های مالی و فرایندهای کنترل فناوری اطلاعات آن شرکت یا سازمان باشد.

به علاوه، این امر می‌تواند مستلزم ارزیابی اثر بخشی یا کارایی در عملیات‌های تجاری خاصی همانند مدیریت زنجیره تامین نیز باشد.

افرادی که به اجرای فرایند حسابرسی داخلی مشغول هستند، حسابرس داخلی نامیده می‌شوند و می‌توانند تمام حوزه‌ها و بخش‌های یک سازمان را بررسی کرده و یا تنها بخشی از آن که متناسب با مجموعه مهارت‌هایشان است را مورد بررسی قرار دهند.

بر همین اساس نیز برنامه حسابرسی داخلی برای یک سازمان باید بر اساس ریسک یا بررسی بخش‌هایی که بیشترین ریسک برای آن سازمان را دارند، طراحی شود و شامل مولفه هایی از نیازهای استراتژیک سازمان نیز باشد.

به بیان ساده‌تر، حسابرسی داخلی با این منظور انجام می‌شود که نوعی منبع اطلاعاتی عینی درخصوص خطراتی که سازمان را تهدید می‌کند، کنترل محیط سازمان، اثربخشی عملیاتی و میزان انطباق عملکرد سازمان با قوانین و مقررات قابل اجرا را به هیئت مدیره و نهادهای حاکم بر آن سازمان ارائه دهد.

از سوی دیگر نیز، اعضایی که به اجرای حسابرسی داخلی، حسابرسی فرایندها، سیستم‌ها و عملکرد سازمان‌ها می‌پردازند نیز آن را به گونه‌ای انجام دهند که مستقل از سیاست‌های داخلی سازمان و کاملا بی طرفانه باشد تا گزارشات و منابع اطلاعاتی معتبری را به رهبر آن مجموعه ارائه دهند.

حسابرس داخلی نیز تحت هدایت بخش حسابرسی و حسابداری آن سازمان کار می‌کند تا فعالیت‌های کنترلی حاکم بر سیستم‌ها و فرایندهای درون سازمان را به دقت مورد بررسی قرار دهد.

بخش قابل توجهی از تمرکز حسابرسی داخلی، شامل کنترل گزارشات مالی در سازمان است. اما بسیاری از سازمان‌ها به انواع دیگری از ارزیابی یا حسابداری نیاز دارند که دیگر حوزه‌ها و بخش‌های سازمان را نیز مورد بررسی قرار دهند.

بر همین اساس، انواع حسابرسی داخلی را می‌تواند بدین صورت معرفی کرد:

• حسابرسی انطباقی که به ارزیابی و انطباق میان قوانین، مقررات، سیاست‌ها و فرایندهای قابل اجرا در سازمان می‌پردازد. چرا که برخی از این قوانین و مقررات می‌توانند تاثیرات قابل توجهی در رفاه اقتصادی شرکت داشته باشند و عدم رعایت برخی دیگر از قوانین نیز منجر به پرداخت جرائم و یا منع فعالیت شرکت از تجارت در برخی حوزه‌های خاص شود.
• حسابرسی محیطی که انطباق قوانین شرکت با قوانین محیط (منطقه و موضوع فعالیت سازمان) را مورد ارزیابی قرار می‌دهد.
• حسابرسی فناوری اطلاعات که با آن می‌توان سیستم‌های اطلاعاتی و زیرساخت‌های پایه‌ای و اساسی سازمان را ارزیابی کرد تا از صحت پردازش، امنیت، محرمانگی در حفظ اطلاعات مشتری یا دارایی‌های معنوی آنها اطمینان حاصل شود.
• حسابرسی عملیاتی که مکانیزم‌های کنترلی سازمان را از نظر کارایی و قابلیت اطمینان، ارزیابی می‌کنند.
• حسابرسی عملکرد که بررسی می‌کند آیا سازمان، معیارهای تعیین شده توسط هیئت مدیره به منظور دستیابی به اهداف از پیش تعیین شده را برآورده می‌کند یا خیر؟

فرایند حسابرسی داخلی

حسابرسی داخلی، باید شامل چهار نوع فعالیت باشد

1. برنامه ریزی
2. کار میدانی
3. ارائه گزارش
4. پیگیری

که در ادامه آنها را به تفصیل، بررسی می‌کنیم:

۱.      برنامه ریزی

در این مرحله، تیم حسابرسی داخلی محدوده و اهداف خود را تعیین کرده، راهنمایی‌های مربوط به حسابرسی از جمله قوانین، مقررات، استانداردهای لازمه، سیاست‌ها و رویه‌های داخلی شرکت و نتایج حاصل از حسابرسی‌های قبلی را بررسی می‌کند و پس از شناسایی صاحبان فرایند برای مشارکت در امر حسابرسی، به تنظیم جدول زمانی، برنامه مدون و برنامه ریزی برای برگزاری یک جلسه برای شروع حسابرسی می‌پردازد.

۲.      کار میدانی

کار میدانی همان فعالیت اصلی و واقعی حسابرسی است. در طول این مرحله، تیم حسابرسی، برنامه حسابرسی را اجرا می کند. این فعالیت، معمولاً شامل مصاحبه با پرسنل اصلی برای تأیید درک آنها از فرایندهای سازمان، بررسی اسناد و مستندات مربوط به اجرای برخی از فرایندهای داخلی، آزمایش و بررسی یک نمونه از فرایندها در مدت زمان مشخص، مستند سازی تمامی فعالیت‌های انجام شده، شناسایی موارد استثنایی و ارائه توصیه‌های لازم است.

۳.      ارائه گزارش

در این مرحله، حسابرسی داخلی، گزارش حسابرسی انجام شده در مرحله قبل را تهیه می‌کند. این گزارش باید به طور واضح و مختصر نوشته شود تا از سوء تفسیر آن جلوگیری شده و مخاطبان مورد نظر را به خواندن و درک آن تشویق کند. یافته‌ها باید با ارائه توصیه‌های عملی، همراه باشند و مستقیماً به بهبود روند، منجر شوند. روند صدور گزارش حسابرسی داخلی باید شامل تهیه نسخه پیش نویس گزارش، ارائه نسخه پیش نویس به هیئت مدیریت جهت اطمینان از صحت یافته‌ها، صدور و توزیع نسخه نهایی گزارش باشد.

۴.      پیگیری

مرحله نهایی، گام مهمی است که اغلب نادیده گرفته می‌شود. اما پیگیری فعالیت‌های بعدی سازمان، برای حصول اطمینان از اینکه توصیه‌های ارائه شده، به کار بسته شده‌اند یا خیر، بسیار حیاتی است. این فرایند باید پیگیری عملکرد صاحبان فرایند که به اجرای توصیه‌ها و همچنین نظارت بر وضعیت کلی شرکت واقفند، را شامل شود.

اگر سازمانی نتواند این مرحله را به درستی انجام دهد و توصیه‌های ارائه شده در گزارش را محقق نسازد، احتمالاً تغییرات چندانی نیز نخواهد داشت.

در بخش قبلی، مراحل و گام‌های اساسی در حسابرسی داخلی را مورد بررسی قرار دادیم. اما حسابرسان برای انجام هر نوع عمل حسابرسی، باید به اجرای چه وظایفی بپردازند؟

• بررسی گردش مالی و حساب‌های بانکی سازمان
• مشرف بودن بر کلیه عملیات مالی مرتبط با بودجه و هزینه‌های سازمان
• شناخت دقیق عملیات پرداخت حقوق و نحوه اجرای آنها همراه با بررسی اسناد مربوطه برای پیشگیری از بروز انحرافات مالی
• نظارت بر فعالیت واحدهای مختلف سازمان به منظور کنترل و بررسی صحت کلیه فاکتورها، اسناد و رسید هزینه‌های صورت گرفته توسط آن سازمان
• تسلط داشتن بر کلیه مراحل انبارگردانی و کنترل دقیق و منسجم بر ورود و خروج اقلام مختلف به انبارها
• برنامه ریزی برای بررسی و کنترل بخش‌های مختلف به منظور ارزیابی عملکرد آن واحدها

ویژگی‌های حسابرس داخلی کدامند؟

حسابرس داخلی، یکی از افراد بخش مالی و حسابداری سازمان است که به تمامی اسناد و مدارک مالی و غیر مالی آن سازمان دسترسی داشته و می‌تواند با مدیران ارشد نیز ارتباط برقرار کند. وی همچنین باید:

• مستقل بوده و هیچ یک از اعضای سازمان بر او نفوذ نداشته باشد.
• به توانایی و فنون ارائه گزارش مسلط بوده و با در اختیار داشتن اختیار مهر و امضا، گزارشی که تهیه کرده را تحت امضای خود تحویل دهد.
• بتواند در تمامی بخش‌های سازمان چه مالی و چه غیر مالی وارد شده و اسناد و مدارک لازم را مورد بررسی قرار دهد.

هدف از حسابرسی داخلی یک سازمان چیست؟

برخی از اهداف این امر عبارتند از:

• کنترل منابع مالی و انحراف در آنها برای پیشگیری از بروز مشکلات و اشتباهات جدی در امور مالی که می‌توانند در نهایت خسارت و زیان مالی نیز بر جای بگذارند.
• شناسایی سوء استفاده‌های احتمالی از منابع مالی و جلوگیری از وارد آمدن زیان‌های بیشتر.
• شناسایی محل‌های هدر رفت منابع مالی و هشدار به مدیران ارشد مجموعه برای توقف فعالیت آن بخش‌ها.
• شناسایی انحرافات غیر مالی سازمان که می‌توانند زمینه ساز ضرر و زیان مالی برای مجموعه باشند.

مشکلاتی که در روند حسابرسی داخلی اختلال ایجاد می‌کنند کدامند؟

حسابرسی داخلی می‌تواند برای کمک به ساده سازی فرایندها، یافتن شکاف‌ها و تشخیص تخلفات، بسیار مفید باشد. با این حال،  برخی موانع و مشکلاتی احتمالی نیز می‌توانند موجب شوند تا اثربخشی حسابرسی داخلی از بین برود. برخی از این موانع و مشکلات عبارتند از:

۱)      عدم توجه به دامنه فعالیت‌ها

برنامه ریزی صحیح و تعریف دامنه مناسب، کلیدی برای حسابرسی داخلی موفق است.

اگر سازمانی شامل سیستم‌ها و گردش کارهای پیچیده باشد، احتمالاً دامنه فعالیت‌ها در آن به سرعت گسترش می‌یابد. بنابراین حسابرس باید برای پیش آمدن هر مسئله‌ای که بتواند دامنه را تحت تاثیر قرار دهد آمادگی داشته و با برنامه ریزی دقیق، بتواند به سرعت و دقت، پاسخگویی لازم را داشته باشد.

اگر دامنه شروع به گسترش کند، تمامی فعالیت‌ها باید فوراً متوقف شده و ارزیابی‌ها نیز مجدداً از سر گرفته شوند تا در صورت لزوم، تغییرات مربوطه اعمال شوند.

۲)      عدم برقراری ارتباط با تمامی ذینفعان

توصیه ما به شما این است که بیش از هیئت مدیره، با کارمندان، مهندسان، مشتریان و دیگر ذینفعان آن سازمان ارتباط برقرار کنید.

چرا که در بسیاری از اوقات، این افراد احتمالاً روند کاملاً متفاوتی نسبت به آنچه که توسط مدیریت، درک و مستند شده را دنبال می‌کنند.

۳)      عدم بررسی دقیق داده‌ها

در صورت نیاز به داده، باید به تهیه و جمع آوری آنها بپردازید اما چطور می‌توان به دقت و صحت داده‌ها اعتماد کرد؟

بر همین اساس، باید برای درک چگونگی تولید داده‌ها، با مسئول پایگاه داده در ارتباط باشید، سوالات لازم را از او بپرسید و سعی کنید داده‌هایی که مستقیماً از سیستم تولید شده‌اند را بدست آورید.

۴)      عینیت و استقلال

توجه به عینیت و استقلال در حسابرسی، به ویژه در سازمان‌های کوچک‌تر بسیار دشوار است. در یک سازمان بزرگ، حسابرسان داخلی به هیئت مدیره یا کمیته حسابرسی گزارش می‌دهند.

اما در شرکت‌های کوچک‌تر، حسابرس داخلی ممکن است به همان شخص یا گروهی که حسابرسی را انجام می‌دهند، گزارش دهد. بنابراین حسابرس باید امر حسابرسی را به صورت عینی، مستقل و با ذهنیت آینده نگر انجام دهد.

تفاوت حسابرسی داخلی و حسابرسی خارجی در یک سازمان چیست؟

• همانطور که از نام آن پیداست و پیشتر نیز اشاره کردیم، حسابرس داخلی، یکی از اعضای سازمان است. اما حسابرس خارجی، شخصی است که در موسسات خدمات مالی و حسابرسی فعالیت داشته و برای انجام خدمات حسابرسی، به سازمان می‌آید. به عبارت بهتر، نحوه انتخاب حسابرس داخلی و خارجی با یکدیگر تفاوت دارد.
• توجه کنید که حسابرسی خارجی، از سوی قانون اجباری خوانده شده و در صورت عدم انجام آن، تخلف قانونی برای سازمان منظور می‌شود. در مقابل، حسابرسی داخلی، توسط مدیریت مجموعه و برای بررسی انحرافات و مشکلات سازمان انجام می‌شود.
• حسابرس خارجی، در نهایت باید در مقابل مراجع قانونی و همچنین مدیریت سازمان پاسخگو باشد. اما این الزامات برای حسابرس داخلی وجود ندارد. به بیان دیگر، دستور کاری حسابرسان داخلی و خارجی، با یکدیگر تفاوت دارد و همین امر بر نوع پاسخگویی آنها به مراجع نیز تاثیر می‌گذارد.
• حسابرسی خارجی، تنها به بررسی انحرافات و اسناد مالی سازمان می‌پردازد. اما حسابرسی داخلی، قوانین مجموعه را نیز بررسی می‌کند تا انحرافات احتمالی موجود در آنها را نیز پیدا کند. بنابراین اهداف حسابرسان داخلی و خارجی با یکدیگر متفاوت است.
• نحوه گزارش دهی در حسابرسی داخلی و خارجی سازمان نیز با یکدیگر تفاوت دارد. چرا که در حسابرسی خارجی، گزارش تهیه شده باید علاوه بر مدیران رده بالای سازمان، در اختیار سهامداران، دیگر پرسنل و حتی عموم مردم نیز قرار گیرد.

به عبارت بهتر، هر دو فرایند به بررسی این موضوع می‌پردازند که آیا سازمان، فعالیت‌های خاصی را به درستی انجام داده یا کنترل می‌کند؟

بنابراین حسابرسی داخلی یک پیش آزمون و حسابرسی خارجی، آزمون نهایی است. سازمان می‌تواند با استفاده از نتایج حاصل از حسابرسی داخلی، نقاط ضعف خود را شناسایی کرده و در جهت اصلاح یا تقویت آنها در آمادگی برای حسابرسی خارجی که نتایج به صورت عمومی به اشتراک گذاشته می‌شود، تلاش کند.

همانطور که پیشتر اشاره کردیم، حسابرسی داخلی به حفظ منابع و دارایی‌های سازمان کمک کرده و از بروز تخلفات و اتلاف منابع جلوگیری می‌کند.

به بیان بهتر، حسابرسی داخلی نوعی از بررسی مجموعه است که در آن، سازمان خود به دنبال نقاط ضعف و قوت خویش می‌گردد تا پیش از اجرای این فرایند توسط حسابرسان مستقل، موانع و مشکلات را شناسایی کرده و آنها را برطرف سازد.

سازمان‌ها، شرکت‌ها و بنگاه‌های اقتصادی این امکان را دارند که برای اجرای فرایند حسابرسی داخلی مجموعه خود، واحدی جداگانه ایجاد کرده و به استخدام افراد متخصص در این حوزه بپردازند و یا ازخدمات یک موسسه مالی و حسابرسی معتبر کمک بگیرند.

این قبیل موسسات، به اعزام حسابرس خبره می‌پردازند و تمامی امور حسابرسی داخلی آن سازمان را مطابق با دستورات کارفرما اجرا کرده و به تهیه گزارش جامع و کامل بپردازند.

یکی از مزایای عمده کمک گرفتن از دیگر موسسات مالی و حسابداری برای انجام فرایند حسابرسی، آن است که فرایند انجام شده، خروجی قابل اعتمادتر و مستندات بهتری خواهد داشت.

همچنین حسابرسی داخلی سازمان به صورت مستقل‌ و بدون هیچ گونه غرض ورزی انجام می‌شود.

سیستم کنترل داخلی، فرایند دیگری است که توسط مدیر و کارکنان یک سازمان و یا با برون سپاری، برای حصول اطمینان از تحقق اثربخشی و کارایی عملیات، رعایت تمامی قوانین و مقررات مرتبط با حسابرسی و حفاظت از دارایی‌های سازمان اجرا می‌شود.

اهمیت اجرای فرایند حسابرسی داخلی

واحدهای اقتصادی، به عنوان ارزیابی مستقلی از عملکرد خود، می‌توانند از حسابرسی داخلی استفاده کنند. اجرای این فرایند در مراحل خوب و بد واحدهای اقتصادی لازم است. چرا که در مراحل خوب، این اطمینان را به ارمغان می‌آورد که جهت حرکت سازمان درست است.

در مراحل بد نیز، می‌تواند راهگشا بوده و دید خوبی نسبت به مشکلات و راه حل‌های ممکن فراهم آورد.

همانطور که در ابتدای این مطلب اشاره کردیم، حسابرسی داخلی، فرایندی اطمینان بخش و مستقل است که به منظور ایجاد ارزش افزوده و بهبود بازدهی یک سازمان، برای رسیدن به اهداف آن طراحی شده‌است.

همانطور که پیشتر اشاره کردیم، انجام حسابرسی داخلی، نوعی از خدمات مشاوره‌ای مستقل و واقع بینانه است که برای افزودن ارزش و بهبود عملکرد سازمان طراحی شده‌است.

این نوع حسابرسی، رویکردی سیستماتیک است که با روشی خاص، تلاش می‌کند تا به سازمان برای ارزیابی، بهبود و اثربخشی فرایندهای راهبری، کنترل و مدیریت ریسک کمک کرده و آن مجموعه را در مسیر دستیابی به اهدافش یاری می‌کند.

به عبارت بهتر، حسابرسی داخلی را می‌توان نوعی سیستم کنترلی دانست که توسط مدیران سازمان، برای تعیین کیفیت و نتیجه هزینه‌های انجام شده، دیگر عملیات مالی و همچنین آگاهی از وضعیت مالی سازمان و دارایی‌های آن انجام می‌شود.