آموزش ثبت سند حسابداری – مراحل و اطلاعات مورد نیاز سند حسابداری

آموزش نحوه  ثبت سند حسابداری

یکی از مهم‌ترین نکات مهم حین ثبت این اسناد، آشنایی افراد با کلیه مفاهیم این حرفه است تا از این طریق بتوانند تجزیه‌وتحلیل اسناد را به‌خوبی و بدون کم‌ترین اشتباه انجام دهند. در ادامه با ما همراه باشید تا شمارا با انواع اسناد حسابداری و مراحل ثبت آن آشنا کنیم.

ثبت سند در حسابداری

دفتر روزنامه، دفتر کل، دفتر دارایی، فاکتورهای خریدوفروش، اسناد مربوطه و … با نام اسناد حسابداری شناخته می‌شوند. ازآنجایی‌که اطلاعات این اسناد با یکدیگر تفاوت دارد؛ بنابراین ثبت و نگهداری هرکدام از آن‌ها نیز با یکدیگر متفاوت است. به‌طوری‌که هرکدام از این اسناد حسابداری، طبق فرمت خاص و براساس دستورالعمل‌های مربوطه ثبت می‌شود.

مراحل ثبت اسناد حسابداری

1. درمرحله اول ابتدا لازم است تا تمامی فعالیت‌ها و اموری که باعث ورود یا خروج پول از شرکت می‌شود را مشخص کنید. برای این منظور کافی است تا تمامی رویدادهای مالی شرکت را در جایی ثبت کنید و یا اطلاعات و مدارک مربوط به آن را نگهداری کنید. این اطلاعات شامل فاکتور خرید یا فروش، چک‌های دریافتی یا پرداختی، سفته، سند و … می‌شود.
2. حالا درمرحله دوم اطلاعات ثبت‌شده مرحله قبل به‌ صورت یک مدرک خام است؛ بنابراین برای استفاده و یا استناد به این مدارک، باید آن‌ها را تجزیه‌وتحلیل کنید.
3. در این مرحله بعد از ثبت اسناد حسابداری و تجزیه‌وتحلیل آن، نوبت به تائید اطلاعات می‌رسد. برای این منظور کافی است تا اطلاعات به‌دست‌آمده از مراحل قبل، جهت بررسی و تائید به رؤیت مقام‌های بالاتر برسد. بعد از بررسی و تائید عدم نقص در آن، این مدارک معتبر بوده و می‌توان از آن استفاده کرد.

انواع سند حسابداری

به‌صورت کلی اسناد حسابداری شامل موارد زیر است:

• سند حسابداری دستی: اگر قصد انجام ثبت اسناد به‌صورت دستی را دارید، کافی است تا ابتدا یک سند خام را چاپ کنید. سپس اطلاعات را به‌صورت دستی وارد آن کنید.
• سند حسابداری کامپیوتری: برخلاف روش سنتی، امروزه بیشتر افراد به سمت اسناد سیستمی رفته‌اند. در روش سیستمی به‌جای چاپ سند خام، فرم اولیه توسط کامپیوتر نشان داده می‌شود. سپس شما می‌توانید رویدادهای مالی شرکت را با استفاده از کامپیوتر وارد فرم سند حسابداری کنید.
• سند حسابداری ساده: اگر سند شما از دو بخش بدهکار و بستانکار تشکیل‌شده باشد، به آن سند ساده می‌گویند. ثبت سند حسابداری در این روش فقط شامل دو ثبت است.
• سند حسابداری مرکب: در این سند، برخلاف حالت ساده، سند از چندین ثبت در سمت بدهکار و بستانکار تشکیل‌شده است.

سند موقت و دائمی

از خصوصیات منحصر بفرد یک سند حسابداری، دائمی یا موقت بودن آن سند است. به‌صورت کلی ثبت اسناد حسابداری به دو صورت موقت یا دائمی انجام می‌گیرد.

اگر امکان تغییر در سند ثبت‌ شده وجود داشته باشد، سند از نوع موقت است. این در حالی است که بعد از ثبت سند به‌صورت دائمی، دیگر اجازه تغییر و یا اصلاح آن را نخواهید داشت.

انواع سند موقت

سند موقت از نظر ماهیت به ۵ دسته زیر تقسیم می‌شود:

• عادی: در سندهای موقت از نوع عادی تمام رویدادها به‌صورت روزانه ثبت و نگهداری می‌شود.
• افتتاحیه: زمان ثبت این سند در ابتدای هر دوره است. برای این منظور، افتتاح سند در ابتدا هر دوره و برای انتقال اسناد مالی سال قبل انجام می‌گیرد.
• سیستمی: سندهایی که به‌صورت سیستمی از نرم‌افزار مربوطه استخراج می‌شود. ازجمله آن می‌توان به سند فاکتور فروش یا خرید، گزارش‌گیری‌ها و … اشاره کرد.
• سود و زیان: از این سند جهت بستن حساب‌های موقت استفاده می‌شود. حساب‌های موقت در این نوع سند قابلیت ثبت به‌صورت اتوماتیک را دارند.
• اختتامیه: این نوع سند برخلاف سند افتتاحیه در پایان دوره مالی انجام می‌گیرد. از این نوع سند برای بستن اتوماتیک حساب‌های دائم نظیر ترازنامه استفاده می‌شود.

اطلاعات مورد نیاز برای درج در یک سند

اگر فرم مربوط به ثبت اسناد حسابداری را قبلاً دیده باشید، اطلاعاتی نظیر شماره سند، تاریخ، نوع سند (عادی، ساده، مرکب، سیستمی، سود و زیان، اختتامیه، افتتاحیه)، شرح سند (سند فروش، خرید، بدهکار، بستانکار)، نام صاحب یا صاحبان حساب، جمع کل، ستون بدهکار و بستانکار، نام تکمیل‌کننده و تأییدکننده و امضا در آن وجود دارد.