حسابرسی عملیاتی

حسابرسی عملی بسیار مهم در سازمان‌های مالی است که انواع مختلفی دارد و هر یک از آنها نیز با اهداف گوناگونی صورت می‌گیرند. به طور کلی، حسابرسی را با هدف مدیریت منابع اقتصادی در یک سازمان یا واحد تجاری انجام می‌دهند و از نتایج آن برای ساماندهی وضعیت حسابداری، مالی و اقتصادی بهره می‌برند. یکی از انواع حسابرسی، حسابرسی عملیاتی است و ما نیز در ادامه این مطلب به معرفی و هدف از انجام آن خواهیم پرداخت. با ما همراه باشید.

حسابرسی عملیاتی، نوعی از خدمات حسابرسی است که عمدتاً بازنگری‌هایی را به صورت متمرکز بر روی فرآیندهای کلیدی، رویه‌ها، سیستم و همچنین فرایندهای کنترل داخلی سازمان انجام می‌دهد و هدف اصلی آن نیز بهبود بهره وری و همچنین کارایی و اثربخشی عملیات آن سازمان است. لازم به ذکر است که منظور از لفظ عملیات در این عبارت، تمامی فعالیت‌ها و رویدادهای کاری یک سازمان و همچنین تصمیمات مدیریتی و عملکردی ناشی از آنهاست. حسابرسی عملیاتی همچنین تمامی موضوعات و حوزه‌های کنترل کلیدی یا فرایندهایی که موجب اتلاف منابع می‌شوند را هدف قرار داده و نهایتاً با ارائه راهنمایی‌ها و توصیه‌هایی، سعی در بهبود عملکرد سازمان دارد. به طور کلی، حسابرسی عملیاتی را می‌توان بخشی از حسابرسی داخلی سازمان دانست که هدف اصلی آن، افزودن ارزش به کسب و کار و خدمات حرفه‌ای آن سازمان است.

سیستماتیک بودن و داشتن دیسیپلین بسیار بالا، یکی دیگر از عواملی است که از افزودن ارزش توسط حسابرسی عملیاتی به سازمان، اطمینان حاصل می‌کند.

حسابرسان خارجی، برای اجرای حسابرسی رعایت در یک سازمان، ابتدا جلسه‌ای با نمایندگان شرکت و برگزار می‌کنند تا چک لیستی از قوانین و مقرراتی که باید رعایت می‌شده‌اند، دستورالعمل‌ها و دامنه حسابرسی را از پیش تعیین کنند. در ادامه، حسابرس به بررسی عملکرد کارکنان می‌پردازد، فریندها و روندهای کنترل داخلی را مطالعه می‌کند، اسناد را ارزیابی و از نظر انطباق و رعایت در بخش‌های مختلف نیز آنها را بررسی می‌کند. حسابرسان رعایت، معمولاً از اعضای هیئت مدیره و مدیران فناوری اطلاعات سوالاتی می‌پرسند که ممکن است شامل مواردی همچون:

• چه کاربرانی و در چه زمانی به سیستم افزوده شده‌اند؟
• چه کسانی شرکت را ترک کرده‌اند؟
• آیا شناسه کاربری این افراد لغو شده‌است یا خیر؟
• کدام مدیران بخش فناوری اطلاعات به نقاط و بخش های بحرانی سیستم دسترسی دارند؟

و غیره باشد.

مدیران و سرپرستان بخش فناوری اطلاعات نیز می‌توانند با استفاده از امکاناتی همچون ثبت وقایع و نرم افزارهای مدیریت تغییرات قوی برای ردیابی و مستندسازی احراز هویت و کنترل در سیستم های IT خود، برای حسابرسی رعایت آماده شوند.
در ادامه، حسابرسان به بررسی فرایندهای رعایت کسب و کار می‌پردازند و گزارشات لازم را نیز تهیه می‌کنند. حسابرس رعایت، در گزارشات خود به رهبران شرکت، جزئیاتی در ارتباط با میزان انطباق، رعایت و پایبندی آن سازمان یا شرکت به استانداردها و قوانین و همچنین هرگونه تخلف و یا پیشنهاداتی در خصوص بهبود وضعیت آنها را ارائه می‌کنند. این گزارش نیز در نهایت، به طور عمومی منتشر می‌شود

همانطور که پیشتر اشاره کردیم، حسابرسی رعایت، معمولا توسط حسابرس داخلی انجام می‌شود. اما ممکن است گاهی اوقات نیز در شمار خدمات حسابرسی که توسط حسابرسان خارجی ارائه می‌شوند، قرار گیرد. چرا که در برخی مواقع، حسابرس داخلی به دلایلی همچون عدم دسترسی به منابع و یا ناتوانی در ارائه خدمات، قادر به خدمات رسانی نیست. در چنین شرایطی، سازمان از شرکت‌ها و موسسات مالی دیگری کمک می‌گیرد تا امور حسابرسی خود را انجام دهد. پس از انجام حسابرسی، گزارش حسابرسی رعایت، به بخش یا بخش‌های مربوطه، مدیر عامل و مدیر مالی آن سازمان اعلام می‌شود. نتیجه گزارش نیز مستقیما به هیئت مدیره و کمیته حسابرسی یا حسابداری سازمان ارائه می‌شود.
بخش حسابرسی داخلی در هر سازمان، یک دپارتمان مستقل است که تحت نظارت مستقیم کمیته حسابرسی و حسابداری آن سازمان فعالیت می‌کند. برای شرکت‌های بزرگ، ماموران ویژه‌ای برای حسابرسی رعایت استخدام می‌شوند که هر واحد، بخش یا دپارتمان آن سازمان را وادار می‌کنند تا مطابق با رویه‌ها، سیاست‌ها، قوانین و مقررات از پیش تعریف شده، به اجرای حسابرسی بپردازند. این ماموران، خود کسانی هستند که پیشتر به اجرای حسابرسی رعایت مشغول یا به عبارت بهتر، حسابرس رعایت بوده‌‌اند.
حسابرسی، به این معناست که شخصی به عنوان حسابرس، نظر خود را در خصوص روش‌های به کار رفته در امور حسابداری و صحت صورت‌های مالی بیان می‌کند. بدین ترتیب، حسابرس به بررسی دفاتر، اسناد، مدارک، سیستم و تمامی ارکان حسابداری یک شرکت می‌پردازد و در نهایت با مدارک و مستنداتی که در طول فرایند حسابرسی جمع آوری کرده، تایید می‌کند که یک سازمان یا شرکت، حق مالکیت بر بدهی‌ها و دارایی‌های منتشر شده در ترازنامه را دارد یا خیر. بنابراین، افرادی همچون حسابداران رسمی، دولتی و تمامی کارکنان واحدهای اقتصادی، قادر به اجرای حسابرسی رعایت هستند.

خدمات حسابرسی عملیاتی معمولاً توسط حسابرسان داخلی انجام می‌شود زیرا این نوع حسابرسی نیز بخشی از وظیفه آنها برای ارزیابی کارایی و اثربخشی حسابرسی داخلی و عملکرد سازمان است. در همین راستا حسابرس داخلی، بررسی‌های خود را در سه حوزه اصلی شامل حسابرسی صورت‌های مالی، حسابرسی رعایت و حسابرسی عملیاتی انجام می‌دهد. همچنین اگر یک سازمان یا واحد تجاری، بخش حسابرسی داخلی نداشته باشد یا تیم حسابرسی داخلی آن، از تجربه و دانش کافی برای برخی از فعالیت‌های اصلی حسابرسی برخوردار نباشند، می‌تواند امور حسابرسی خود را به دیگر موسسه حسابرسی معتبر و شرکت‌های متخصص حسابرس در این زمینه محول سازد.

روند حسابرسی عملیاتی، تفاوت چندانی با دیگر حسابرسی‌های انجام شده توسط حسابرسان داخلی ندارد و به طور کلی شامل برنامه ریزی، اجرای امور حسابرسی، ارائه گزارش و پیگیری‌های نهایی است که در ادامه به بررسی آنها می‌پردازیم.

1. برنامه ریزی: حسابرس باید درک درستی از کسب و کار یک سازمان و همچنین جزئیات فعالیت‌های آن داشته باشد. سپس باید ارزیابی‌های لازم را انجام دهند و تعیین کنند که کدام عملیات کلیدی باید انجام شوند.
2. اجرای حسابرسی: ارزیابی عملیات، فرایندها و کنترل‌های اصلی و کلیدی سازمان که خود شامل جمع آوری و بدست آوردن اسناد اصلی، مشاهده و بررسی دقیق نحوه انجام کنترل‌های کلیدی خاص و بازبینی اسناد خاص سازمان همانند فاکتورهای فروش، برگه‌های تحویل کالا و غیره، همگی بخش‌هایی از روند اجرای حسابرسی عملیاتی هستند.
3. ارائه گزارش: پس از تأیید اعتبار عملیات و فرآیندهای اصلی سازمان، حسابرس باید از تمامی مراحل انجام شده و مواردی که بررسی کرده، گزارش جامع و کاملی تهیه کند و آن را به کمیته حسابرسی سازمان ارائه دهد.
4. پیگیری‌های نهایی: همانند دیگر انواع حسابرسی داخلی، هرگونه یافته‌ها و نکات کلیدی یا توصیه‌هایی که توسط حسابرس تهیه شده، باید مورد پیگیری قرار گیرند تا ریسک‌های موجود را تا حد امکان کاهش داده و بهره وری و اثربخشی حسابرسی را افزایش دهند.

برخی از مزایای اجرای حسابرسی عملیاتی برای یک سازمان یا واحد تجاری عبارتند از:

• تشخیص اهداف، سیاست‌ها و فعالیت‌هایی که تاکنون تعریف شده‌اند.
• آشنایی با معیارهای ارزیابی متناسب با اهداف
• ارزیابی و بررسی بی غرض و مستقل
• بررسی رعایت سیاست‌ها و دسترسی به اهداف با قوانین و استانداردها
• ارزیابی و بررسی میزان اثربخشی برنامه ریزی و مدیریت سازمان
• بررسی دقت و صحت گزارشات هیئت مدیره
• تشخیص و شناسایی محدودیت‌ها و نقاط ضعف سازمان و همچنین عوامل مسبب آنها

همانطور که پیشتر اشاره کردیم، فرایند منظم و روشمند ارزیابی اثربخشی، کارایی و مقرون به صرفه بودن انواع عملیات و فعالیت‌های یک سازمان را حسابرسی عملیاتی می‌دانند. در این نوع حسابرسی:

• اثر بخشی به معنای میزان دستیابی و نزدیک شدن به اهداف
• کارایی به معنای استفاده از متدهای مناسب به منظور حصول حداکثر بازدهی
• مقرون به صرفه بودن به معنای ارائه کیفیت حداکثری با کمترین هزینه
• و ارزیابی عملکرد نیز به معنای مقایسه اهداف و نتایج بدست آمده هستند.

در همین راستا، برای انجام حسابرسی عملیاتی باید همواره پرسش‌های زیر مدنظر قرار داده شوند:

• آیا کنترل واحد مورد بررسی، به درستی صورت می‌گیرد؟
• آیا داده‌های صحیح و دقیق برای مسئولان و مراجع ارسال می‌شود؟
• آیا عملیات واحد مورد بررسی دارای کارایی لازم هستند؟
• آیا فعالیت این واحد از نظر اقتصادی مقرون به صرفه است؟

این نوع حسابرسی، در پایان با ارائه گزارشی که نتایج ارزیابی را مورد بررسی قرار می‌دهد و پیشنهاداتی برای اشخاص صاحب نفوذ، به منظور پیشرفت عملیات سازمان ارائه می‌کند.